Hoe goed beheer jij je contracten?
Je hebt allerlei abonnementen lopen. Want zo gaat dat door de jaren heen. Maar is alles nog wel nodig? Gebruik je alle diensten wel? Zijn de gebruikers waar je voor betaalt nog wel in dienst? Of kun je afschalen? Kortom, je weet het niet. Je mist overzicht...
Uiteindelijk draait het om goed contractbeheer. En ook om cyclisch checken of zaken kloppen. Zo worden er vaak zaken vergeten die gewoon opgezegd kunnen worden. Wij factureren onze domeinen jaarlijks. Soms wordt dit betaald en direct opgezegd. Dat is zonde! Als wij dingen tegenkomen waarmee niets gebeurt dan melden we dat. We nemen dan contact op met de klant en geven aan kosten te zien die waarschijnlijk niet nodig zijn. Heb je dat wel nodig vragen we dan. Je betaalt bijvoorbeeld voor iemand die jouw netwerk beheert, maar voegt dat wat toe? De meeste leveranciers denken: laat maar lopen, want zij ontvangen immers hun marge. Heb jij in beeld wat jouw leverancier doet in dat geval?
Wij zijn ervan overtuigd dat je hiermee waarde kunt halen. Je kunt niet anders dan je processen borgen zodat het steeds opnieuw weer klopt. Als je in je proces in kunt bouwen dat wanneer er iets in je verkoop stopt, dat er dan automatisch ook iets in je inkoop stopt, dan voorkom je extra kosten. En dan zet je de eerste stappen tot goed contractbeheer. In de praktijk komen we de vreemdste situaties tegen. Denk aan een dienst bij een van onze klanten. Een dienst die in de jaren negentig al gestopt was: in 2012 werd dit pas gespot. Het resultaat? Er zijn duizenden euro’s betaald, terwijl de dienst allang niet meer nodig was. Dit liep overigens niet via ons. Maar dat had je vast al begrepen.
Maar ook wij leren. Zo is ROOT een beheerpartij, wij leveren diensten. Tot 2009 hebben wij alles met de hand gefactureerd en geregistreerd. Toen we dit proces automatiseerden kwamen we er achter dat we veel lekkage hadden, omdat de registratie niet klopte. Dat hebben we opgelost. Door slimme koppelingen te leggen, gaan zaken nu automatisch en vergeten we dingen niet meer. Maar het werkt ook andersom: als je technisch iets afsluit, dan wordt de factuur ook als vanzelf minder. Grip krijgen op je inkoop noemen we dat.
Neem contact op